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セキュリティは大事!~メール&パスワードの運用:FAXが初めて活きてきた~

 特許業務法人 IPX 代表弁理士CEOの押谷 昌宗(オシタニ マサムネ)です。

 当所IPXは、ICT・ソフトウェア分野と、外国出願に強い特許事務所です。また、出願未経験のベンチャー企業の皆様にも親しみやすいように、最新のITツール(slack, messenger, zoom, 各種クラウド等)を駆使した顧問契約等も提供しております。設立当所からの事務所ポリシーは、このブログのタイトルにも使われている「爆速」! 3つのメソッドをベースとして、「品質」と「スピード」を徹底的に両立いたします。

ある海外の事務所と、今後のコミュニケーションについての運用方針についてルールを設けました。

メールの運用と、パスワードの運用についてです。

・事前に決めたアドレス以外からは送信しない。
・パスワードの決め方のルール

上記2点について、電話でルールを決めたあと、文書にしてFAXで送りました。
FAXなんて過去の遺物だとばかにしていましたが、セキュリティに関する重要な取り決めについては、FAXは有効ですね、新発見。
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オフィスで集中タイムをどうやって生み出すか?

 特許業務法人 IPX 代表弁理士CEOの押谷 昌宗(オシタニ マサムネ)です。

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今までは仕事中に気になったこと、相談したいことがあれば、すぐにその場でミーティングを開始していました。
ところが、人が増えたことにより、今まで通り気軽に即興ミーティングを開始してしまうと、例えば明細書作成等の高い集中力を要する業務を行っている人の集中力を奪ってしまいます。

この問題は、今後弁理士を増員していくにあたり、より顕著になっていくかと思います。
私の留学先のドイツ事務所のように、弁理士それぞれに個室を与えることができれば解決ですが、東京でそれを実現するのはほぼ不可能・・・

<対策>
1.デスク周りは私語厳禁・ミーティングや雑談等は毎回会議室でする
2.「集中タイム」を設け、時間帯によって私語OK/NGを切り分ける
3.誰かが「集中タイム」を宣言し、解除されるまでは私語NGとする


個人的には、1.は堅苦しく、面白みのない職場になりそうなので、抵抗があります。やはりある程度の雑談もメンバーのコミュニケーションを促進するためには必要な気がしますし。

2.は良い感じで、実際にプレシャスパートナーズさんの「ZONE TIME」で効果があるみたいですが、メンバーがほんとうに集中したい業務にとりかかる時間は、日によってバラバラになるかと思います(電話対応やお客様との打ち合わせ等により、スケジュールは毎日違う)。

そうすると、1日所定時間の「集中タイム」を設けるが、その開始時間を柔軟に変更できる「3」が良いのかな?と思ったり。

これについてはすぐに結論がでないですが、メンバーとのヒアリングを通し、どのような運用にすれば全体としてのパフォーマンスが向上するのか、じっくり考えてみます。

こういうのは、組織の「空気」を構成しますし、この「空気」に馴染めないメンバーがいればすぐに離れていってしまうような気がします。
組織が小さいうちからどのように「空気」を作り込んでいくかにより、今後の成長を大きく左右すると思うので、今の段階からきちんと制度設計→運用→改善を実行していこうと思います。


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【Googleが採用するマネジメント】 OKRを導入しました。

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前回の記事でも書きましたが、総勢5名となりましたので、Google等でも採用されているマネジメント手法、OKRを導入しました。

OKR.png

機密事項については隠しておりますが、だいたいこんな感じで(O:Objective 目標)とKR(Key Result 測定指標)を設定しました。

これは、シリコンバレーのベンチャー企業で採用されているマネジメント手法であり、メンバーのベクトルを一致させるためのものです。
Google等で採用されているというと、我々のような少人数の組織には馴染まない、と思われるかもしれませんが、そうではないと思います。
組織のスケールによらず、このような手法でメンバーを鼓舞することにより、急激な成長を実現させ、それにより世の中に提供できる価値を増大させることができると考えます。

日本でもメルカリが採用しているというウワサもありますが、メンバーが少ない段階からこのようなマネジメント手法を導入することにより、組織の文化として定着させることができるのではないでしょうか。


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プロフィール

MASAMUNE OSHITANI

Author:MASAMUNE OSHITANI
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 特許業務法人 IPXの代表弁理士CEOの押谷 昌宗(オシタニ マサムネ)です。

【略歴】
 生粋の知財キャリア出身です。大学院修士課程在学中に弁理士試験に合格。大手外資系メーカー知財部に新卒で入社。企業での経験を積んだ後、外国に強みのあるブティック事務所へ転職(アソシエイト弁理士)し、事務所弁理士としての修行に専念。
 2018年4月に共同代表の奥村(元研究職出身の弁理士)とともに特許業務法人 IPXを設立し、代表弁理士CEOに就任。

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